Deskripsi
Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara Records Management System atau Document Management System (RMS/DMS) dengan Electronic Imaging System dan Electronic Document Management System. Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnya diimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001. Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spreadsheet, & presentation agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik
Outline :
- Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
- Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan dan Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
- Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
- Prosedure Filing System, Langkah-Langkah Proses Filing dan Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
- Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing, Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive) dan Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen
- Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen dan Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya
- Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan
